Darnetty Lugo., M.A
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Consultora Legal y Docente en temas de Derecho de Trabajo
Articulista
Autora del Libro: El arte de cobrar de forma efectiva
Exclusivo para “El Mundo de los Negocios”, y demás Multimedios de The Ballester Business & Media Group.
Para que una empresa -desde una pyme hasta una gran compañía- sea rentable, es esencial que lleve a cabo una correcta administración financiera, y esto pasa por estar al día en la administración del capital. Deberemos, por tanto, cumplir con las obligaciones y condiciones de pago y, fundamental, hacer efectivo nuestro derecho a cobro., a fin de hacer frente a los costos fijos, como alquileres, costos administrativos pago de alquiler, pago de personal entre otros.
Por gestión de cobros nos referimos al control, mediante estrategias, tareas administrativas y acciones financieras, de las diferentes facturas que la empresa tiene pendiente por parte de clientes y que, por tanto, suponen una cantidad económica a percibir.
Una adecuada gestión de cobros puede reportar las siguientes ventajas a una empresa:
• Gestionar la liquidez: en este ámbito, no existe posibilidad de rectificación, sino que los esfuerzos deben centrarse en anticipación y aprendizaje. La anticipación es esencial.
• La gestión de cobros es esencial para una gestión adecuada de los flujos de fondo (cash flow) y, de esta forma, asegurar la operativa diaria de la empresa.
• La liquidez y el cash flow, asimismo, son los que permiten a la empresa asumir gastos, nóminas, impuestos o costes de mantenimiento, entre otras cosas.
• La gestión eficiente de los cobros influirá positivamente en la propia rentabilidad de la empresa, ya que si esta reduce sus necesidades de financiación, también pagará menores gastos financieros, como intereses u otros productos bancarios.
Importancia en una empresa o negocio
Como acabamos de comentar, llevar a cabo una correcta gestión de cobros es necesario para garantizar la liquidez de la empresa y asumir gastos, nóminas, impuestos o mantenimiento, entre otras cosas.
Las labores administrativas de la gestión de cobros suelen englobarse en el departamento de tesorería de la empresa, constituyendo una de las fases más delicadas de las relaciones comerciales y financieras del negocio, al actuar como órgano fiscalizador y de reclamación de los ingresos en una organización.
Es en este ámbito en el que se desempeñan tareas como:
• Control de las deudas
• Previsión y planificación de vencimientos de pago
• Reclamación de clientes en caso de vencimiento de los periodos de pago
• Revisión y seguimiento del retraso de los pagos
Gestión de pagos y de cobros, ¿en qué se diferencian?
Si bien ambas pertenecen a un mismo ámbito y utilizan una terminología prácticamente igual, es importante no confundir la gestión de cobros con la gestión de pagos.
Mientras la gestión de cobros, como se ha visto, está centrada en recaudar los recursos financieros provenientes de los clientes, la gestión de pagos es la estrategia de control, planificación y validación del dinero de la empresa destinado a abonar las facturas pendientes con nuestros proveedores, asumiendo las condiciones -plazos, cantidades, etc.- que estos establezcan.
En el caso de la gestión de pagos, por tanto, nuestra empresa actúa como el cliente en la gestión de cobros del proveedor, de modo que las acciones llevadas a cabo para organizar los pagos pendientes serán distintas a las que hay que tener en cuenta para gestionar los cobros que nos deben nuestros clientes.
¿Cómo hacer una buena gestión de cobros?
Teniendo en cuenta la importancia y ventajas de la gestión de cobros para mantener la liquidez y viabilidad financiera de la empresa, ¿qué consejos se han de seguir para llevarla a cabo de forma eficaz y eficiente?
• Conocer tesorería, medios y recursos
• Disponer de un remanente
• Contar con la tecnología necesaria
• Alcanzar un buen periodo medio de cobro
• Recurrir a servicios de terceros
Conocer tesorería, medios y recursos
El primero es conocer bien nuestra tesorería, medios y recursos para llevar a cabo la gestión de cobros. En muchas ocasiones, los problemas surgen de no disponer de registros adecuados de lo que se acordó con el cliente en el primer momento, de las demoras del cliente a la hora de recibir nuestra factura o de que no se tiene un seguimiento adecuado de los vencimientos de las facturas.
La correcta gestión de todas estas circunstancias implica una coordinación entre varios departamentos.
También es indispensable contar con un remanente para hacer frente a situaciones de retraso del pago o impago por parte de los clientes.
Recurrir a servicios de terceros
Para solucionar los problemas de gestión de cobros, también es posible recurrir a servicios de terceros:
Factoring: una entidad financiera externa es la encargada de gestionar las deudas de los clientes.
Contratación de un seguro de crédito: es la opción más segura para asegurarnos el cobro frente a los impagos. Se trata de una herramienta eficaz para la gestión del riesgo comercial que protege a las compañías frente a los problemas derivados del impago de uno o más clientes. La empresa paga una cantidad de forma mensual y, en el caso de que no tenga suficiente dinero porque un cliente no haya pagado, se pueden cubrir las pérdidas que se produzcan.
Estas buenas prácticas nos ayudarán a que la gestión de cobros de nuestra empresa se desarrolle de la manera más óptima posible, lo que evitará que caigamos en posibles impagos que puedan acabar con nuestro negocio.
